コラム「ミニ講座」

2011/09/01　第７回「相手目線で仕事をする（実例③メール活用法）」　

■相手目線で仕事をするシリーズも ５回目を迎えました。
　今回は、メールの活用法、その反面として Face to Face のメリット・・・相反する例のお話です。
　メールの功罪はもう20年近く議論がされていますが、言う迄もなく不可欠のツール。
　あなたも 『 相手目線で工夫 』 することで仕事のスタイルが変ります。

■先ずは二枚のチャート、メール活用法①、②をサクっと眺めてみて下さい。




■二枚のチャートを見て、聡明なあなたは 『なるほど・・・』 と仕事の場面を容易に想像できると思います。

　一番重要なことは単純です。
　①受信メールの山から・・・如何に重要メールを的確に選び、不要メールを廃棄するか
　②発信メールを・・・相手に如何に印象付けて読ませ、仕事を進めるか
　　これは取りも直さず　『 相手目線でメールを扱う 』 ことなのです。

　多くのメールからどうやって選ばれるか・・・タイトルの重要性は当たり前のことですね。これを逆の立場でやれば即効果が出る工夫なのです。

■次にメール活用法③を見て頂けますか？　それから次に進んで下さい。


■これはメールの応用編です。
　左欄：良いメールの気配り例・・・大切なのは読みやすいメールにすることです。
　仕事ではダラダラと連続した文章よりも箇条書きがベストです。
　また、『添付参照』 で発信する方が多いですが、これはまず開いてくれません。
　重要ポイントは、本文中にも必ず、サマリーとして箇条書きで記述しましょう。

　右欄：メールの応用例（忙しい部長を動かす工夫）・・・イベントなどで人員を動員して欲しい時、相手の部長の本音は、①面倒だナ、②部下を供出したくないナ・・なのです。　
　そこで部長には、この件の担当課長をアサインするだけで結構です・・とメールすると自分は何もしなくて良いので気楽に課長をアサインしてくれます。　
　更に重要なのは宛先を○○秘書、ＣＣを部長にする処にコツがあります。
　秘書はこの種の依頼に敏感で即、部長の尻を叩いてこちらに返信してくれるのです。　

■最後に
　今回はかなり姑息な手段も含まれていますし、反論もあることでしょう。
　でも、相手目線でメールを活用するとあなたの仕事効率が着実にアップします。　

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石黒 啓司（いしぐろ けいじ）

コンサルタント（商品企画、マーケティング、仕事力改革）

今の日本、政治・経済の停滞の中、特に企業の元気がありません。構造変化への対応、新しい挑戦の欠如が原因と痛感しています。 これらの打開には先ず、戦略力、創造力・統率力などの仕事力が必須。至近な実例を元に仕事力＆元気玉の復活を目指して発信します。

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